Трудно найти человека, который не знал бы, что в конце письма или диалога в мессенджере адресата надо побудить к действию, направить на верный путь, сказать ему: «Звони, приходи, давай действовать». Но не всегда ясно, как сделать это деликатно.
Допустим, мы предложили клиенту несколько вариантов сотрудничества и хотим, чтобы клиент выбрал какой-то из них. Надо бы написать в конце нашего послания что-то вроде: «Сообщите, какой вариант Вас заинтересовал». Но это может прозвучать слишком напористо. «Что вы мне тут подсказываете? Захочу – сообщу!» – думает адресат.
В книге Тамары Воротынцевой «Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха» есть полезный совет, помогающий решить эту проблему – и команду дать, и наглым не показаться. Вот в чем этот совет состоит.
«Часто бывает так, что нам очень важно знать ответ адресата (его «да» или «нет»). При этом щекотливость ситуации заключается в том, что мы не вправе указывать и настаивать на ответе и его сроках. Такое указание может выглядеть некорректно, преждевременно, невежливо, а порой и откровенно навязчиво.
Например, мой адресат интересуется в письме возможностью провести тренинг деловой переписки для его подчиненных. В ответном письме я подробно описываю вариант проведения такого тренинга, и в результате мне важно не потерять нить диалога с адресатом и узнать о его решении. И сделать это важно максимально корректно. Как?
В таких ситуациях хорошо работает прием, который я назвала «Указание на последующее действие».
Суть приема: указать адресату/клиенту на событие/действие, которое произойдет сразу после того, как вы получите его ответ.
Например: «Иван Иванович, сообщите мне, пожалуйста, насколько Вам интересно мое предложение, – и мы сразу можем согласовать даты и детали тренинга».
Варианты финалов с указанием на последующее действие:
«Напишите о Вашем решении – и мы сразу приступим к оформлению документов».
«Как только мы получим от Вас ответ – мы будем готовы выслать скорректированный график произведения оплат».
«Напишите, какой из высланных вариантов Вам больше подходит – и я сразу вышлю конкретную детальную информацию по порядку оформления».
«Жду от Вас сканы документов – и сразу отдаю заказ на оплату».
«Сообщите о выбранном варианте – и мы будем готовы выслать Вам наше коммерческое предложение».
«Напишите, какой вариант Вам больше подходит, – и я сразу смогу подробно рассказать о процедуре оформления этой карты».
Такой прием позволяет сохранить действенность и активность, в то же время письмо звучит достаточно корректно, так как, по сути, мы ничего не навязываем, но при этом предельно конкретно обозначаем перспективу предстоящих действий.
Работая с активной частью финала, не следует забывать об эмоциональной части, так как позитивные эмоции – далеко не последняя вещь в деловом общении.
Индийская мудрость гласит: «Ничто так не ободряет человека, как доброе слово». А крылатая фраза кинофильма вторит ей: «Доброе слово и кошке приятно». Так почему бы не закончить добрым словом письмо к нашему уважаемому адресату?
Я часто использую этот прием, когда надо вежливо поторопить адресата – например, попросить его заполнить предтренинговую анкету до определенной даты. «Пожалуйста, пришлите анкеты до 15 марта, чтобы мы могли качественно подготовить для вас учебную программу и примеры».
И поторопили – и не обидно. Хороший прием. Рекомендую!