От жесткого до мягкого. Шаблон отказа на все случаи жизни

Шкала отказов


Когда требуется составить письмо-отказ, не всегда сразу просто решить, насколько жестким и строгим или, наоборот, мягким и деликатным он должен быть. А уж как придать отказу нужную степень мягкости/жесткости – и вовсе сложный вопрос.

Разобраться и написать именно такой отказ, как нужно, Вам поможет эта шкала.  Перед вами – спектр вариантов от самого жесткого до самого мягкого. В последней колонке для каждой строки перечислены изменения по сравнению с предыдущей. Например, 2 строка отличается от 1 наличием разъяснений. Третья от второй – сожалениями и позитивом в конце, и так далее.

Пользуйтесь. Удачи в деловой переписке. 

Письмо

Изменения

1

На Ваше письмо о предоставлении ЗАО «Доктор Плюс» отсрочки по оплате медикаментов сообщаем, что такая отсрочка предоставлена быть не может.

2

На Ваше письмо о предоставлении отсрочки по оплате медикаментов сообщаем, что такая отсрочка предоставлена быть не может. Изменение графика поступления платежей не позволит предприятию своевременно рассчитываться с поставщиками используемых в производстве субстанций, что приведет к срыву сроков поставок и росту цен. В связи с этим ООО «Фармацевт» вынуждено настаивать на прежних сроках оплаты продукции.

+ Разъяснения

3

На Ваше письмо о предоставлении отсрочки по оплате медикаментов сообщаем, что такая отсрочка, к сожалению, предоставлена быть не может. Изменение графика поступления платежей не позволит предприятию своевременно рассчитываться с поставщиками используемых в производстве субстанций, что приведет к срыву сроков поставок и росту цен. В связи с этим ООО «Фармацевт» вынуждено настаивать на прежних сроках оплаты продукции. Руководство компании рассчитывает на Ваше понимание и выражает надежду на продолжение сотрудничества.

Разъяснения

+ Сожаление

+ Позитив в конце

4

Уважаемый Олег Иванович!

На Ваше письмо о преоставлении отсрочки по оплате медикаментов сообщаем, что такая отсрочка, к сожалению, предоставлена быть не может. ООО «Фармацевт» высоко ценит сотрудничество с ЗАО «Доктор Плюс» и охотно предоставило бы необходимую Вам отсрочку.  Однако изменение графика платежей не позволит предприятию своевременно рассчитываться с поставщиками используемых в производстве субстанций, что приведет к срыву сроков поставок и повышению цен.  В связи с этим ООО «Фармацевт» вынуждено настаивать на прежних сроках оплаты продукции. Руководство компании рассчитывает на Ваше понимание и выражает надежду на продолжение сотрудничества.

Разъяснения

Сожаление

Позитив в конце

+Обращение

+ Комплимент

5

Уважаемый Олег Иванович!

ООО «Фармацевт» высоко ценит сотрудничество с Вашей компанией и стремится предлагать ЗАО «Доктор Плюс» максимально выгодные условия поставки медикаментов. Руководство компании охотно предоставило бы необходимую Вам отсрочку. Однако изменение графика платежей не позволит предприятию своевременно рассчитываться с поставщиками с поставщиками используемых в производстве субстанций, что приведет к срыву сроков поставок и повышению цен. В связи с этим ООО «Фармацевт» вынуждено настаивать на прежних сроках оплаты продукции. Рассчитываем на Ваше понимание и выражаем надежду на продолжение совместной работы на рынке фармпрепаратов.

Разъяснения

Сожаление

Позитив в конце

Обращение

Комплимент

+ Позитив в начале

6

Уважаемый Олег Иванович!

Мы высоко ценим наше сотрудничество и стремимся предлагать Вам самые выгодные условия поставки медикаментов. Руководство компании охотно согласилось бы предоставить необходимую Вам отсрочку - но если график оплаты изменится, мы не сможем своевременно рассчитываться с  поставщиками используемых в производстве субстанций.  Это, в свою очередь, приведет к срыву поставок и росту цен. Поэтому наша компания вынуждена настаивать на прежних условиях оплаты продукции. Надеемся, что Вы с пониманием отнесетесь к такому решению, и наша совместная работа на рынке фармпрепаратов продолжится.

Разъяснения

Сожаление

Позитив в конце

Обращение

Комплимент

 Позитив в начале

+Личный стиль