Письмо - признание вины, извинение. Шаблон-образец

Данный шаблон предназначен для ситуаций, когда мы подвели адресата, не выполнили взятых на себя обязательств, допустили ошибку - и вынуждены в этом признаваться. При этом мы хотим сохранить хорошую репутацию и не хотим разрыва отношений с адресатом. О правилах написания подобных писем можно подробнее прочесть в книге "Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты".

В правой колонке таблицы представлен полный текст письма, в левой перечислены использованные приемы.

Не преувеличиваем тяжесть проблемы Вынуждены сообщить Вам о возникновении обстоятельств, затрудняющих своевременную поставку заказанной Вами партии листового проката марки Ч245.
Говорим о достижениях, приводим объективные причины Прокат изготовлен в полном объеме и готов к отгрузке - затруднения связаны с его транспортировкой через территорию республики Х. По законодательству Х ввоз на территорию республики свыше 3 тонн проката в месяц возможен только с разрешения Таможенного комитета этого государства. Размер заказанной Вами партии составляет 4,5 тонны, соответственно без разрешения Таможенного комитета ее транспортировка по территории Х невозможна. Срок выдачи разрешения может по закону достигать 60 дней, что создает опасность задержек по сравнению с ранее согласованным графиком поставки.
Понимаем сложность ситуации. Показываем свою активность Понимая, что строительство трубопровода, для которого заказан прокат, важно для всех сопредельных государств, мы обратились в Таможенный комитет Х с просьбой ускорить процесс рассмотрения заявки. Таможенный комитет обещал приложить к этому усилия, однако не смог дать каких-либо гарантий.
Не "отмазываемся". Предлагаем выход Мы также постарались найти альтернативное решение проблемы и выяснили, что прокат может быть доставлен к Вам морем в обход территории Х. Сроки доставки при этом возрастут незначительно, и если произвести отгрузку на этой неделе, Вы получите заказ в срок. Однако, поскольку морские перевозки дороже сухопутных, стоимость доставки проката при этом увеличится на 35%. Таким образом, в сложившейся ситуации мы можем:
  • отправить прокат по суше после получения разрешения;
  • отправить прокат морем немедленно.
Мы крайне заинтересованы в том, чтобы выполнить Ваш заказ на максимально приемлемых условиях. Поэтому просим Вас рассмотреть предложенные альтернативы и сообщить, какой из вариантов для Вас предпочтительнее.
Хотим продолжения отношений Со своей стороны мы приложим все усилия для немедленной отправки проката по выбранной Вами схеме.
Исправляемся, надеемся на лучшее Чтобы исключить подобные задержки в будущем, мы предлагаем Вам совместно оформить многократное разрешение на транспортировку проката через территорию Х.Это позволит нам всегда гарантировать Вам минимальные сроки поставок.