Претензия. Шаблон-образец

Этот шаблон предназначен для ситуаций, когда нам нужно предъявить претензию, сделать выговор - то есть указать адресату на его ошибки и недочеты. Однако при этом нельзя поссориться с адресатом, испортить с ним отношения. Подробнее о правилах написания претензий можно прочесть в книге "Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты".

В правой колонку таблицы приведен полный текст письма, а в левой объяснены использованные приемы.

Задаем контекст Обращаемся к Вам по поводу постоянных проблем с качеством воды, поступающей из установленного Вами в нашем офисе фильтра. Уже месяц вода имеет желтоватый оттенок и металлический привкус.
Критикуем действия компании, а не адресата За указанный месяц мы дважды звонили в службу поддержки Вашей компании и один раз направляли письменную претензию. Однако реакции на наши обращения не последовало
Помогаем адресату сохранить лицо. Обосновываем требования Раньше у нас никогда не возникало проблем с Вашей компанией. Возможно, сейчас задержки с ответом связаны с реорганизацией клиентской службы компании, - однако откладывать решение вопроса до завершения реорганизации нельзя. Мы используем фильтр в зале ожидания для клиентов, и низкое качество воды компрометирует нашу компанию.
Обосновываем требования Напоминаем, что фильтр был установлен два месяца назад по договору № 345АС на условиях годичной гарантии. Пункт 2.12 этого договора позволяет нам требовать замены фильтра или полного возврата его стоимости в трехдневный срок после обнаружения неполадок.
Предъявляем требования Настоятельно просим Вас незамедлительно заменить фильтр.
Вместе ищем выход В случае, если быстрая замена фильтра невозможна, мы готовы рассмотреть возможность его ремонта.
Надеемся на лучшее Надеемся, что приемлемое решение будет найдено, и у нас не будет необходимости требовать возврата стоимости вышедшего из строя фильтра. Мы хотели бы и дальше пользоваться фильтрами Вашей компании в своих клиентских офисах и рассчитываем на Ваш оперативный ответ.