Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты

Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты

"Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты" - полная и исчерпывающая инструкция по сборке эффективных, действительно работающих деловых текстов. С примерами, шаблонами, образцами - и моими иллюстрациями!

Книгу можно купить в больших книжных магазинах или в интернете на сайте: Манн, Иванов и Фербер
  • Описание
  • Содержание
  • Отзывы

О чем эта книга

Как влиять на людей словом на расстоянии? Как передать суть сообщения и свои эмоции без искажений? Как добиться желаемой реакции? Как отказать не обидев, оправдаться не разозлив, потребовать или попросить – и получить желаемое? На все эти вопросы отвечает бизнес–тренер по деловому письму Саша Карепина. Правила и приемы убедительного делового письма, техника создания работающих текстов проиллюстрированы примерами не только из бизнеса, но также из истории и литературы. Не запомнить их невозможно.

Книга будет большим подспорьем всем, кто хоть иногда составляет коммерческие предложения, ведет переписку с клиентами и партнерами, пишет резюме, наполняет информацией корпоративный сайт, готовит пресс–релизы, отчитывается письменно о проделанной работе и просто общается в эпистолярном жанре.

А скачать шаблоны из книги можно здесь .

Вводная глава. Сам себе запорожец. Факты и образ 7
Факты. Чем крыть — и в каком порядке 11
Глава 1. Посадить дерево. Организация фактов, структура письма 13
Простые деревья 15
Сложные деревья 19
Как показать структуру 23
Как выращивать деревья 24
Деревья для убеждающих писем 26
Деревья для информирующих писем 28
Глава 2. «Медный грош». Подача фактов с учетом потребностей адресата 31
«Грош» в заглавных фразах 33
«Грош» в начале письма 34
Желание, проблема или возможность? 38
Как быть, если «гроша» нет? 40
«Гроши» и бизнес-класс 42
«Гроши» и HR 44
«Гроши» и добрые дела 46
Глава 3. Нужные ненужности. Факты во вступлении и заключении 49
Как сесть на коня? 50
Как слезть с коня? 54
Глава 4. Факт наличия и наличие фактов. Построение эффективных фраз 62
Чему подлежит подлежащее? 63
Кто тут первый? 68
Про попа и про собаку 68
Образ Каким лицом повернуться к читателю? 73
Глава 5. «Любовники» и «чиновники». Стиль письма и образ автора 75
Давление или разговор по душам? 78
Факты или отношение? 80
Похвала или критика? 82
Шкала стилей 84
Коварный «чиновник» 86
Стиль в деле 87
Глава 6. «Но я не создан для блаженства…» Образ в письмах-отказах 93
Показываем, что читали 96
Понимаем, сочувствуем 97
Ссылаемся на обстоятельства 98
Отмечаем достоинства 99
Помогаем сохранить лицо 100
Предлагаем альтернативу 101
Оставляем дверь открытой 101
Собираем шаблон 102
Глава 7. «Стыд поимей, поимей совесть!» Образ в письмах-претензиях 105
Критикуем действия, а не адресата 108
Критикуем компанию, а не адресата 109
Понимаем, сочувствуем 110
Помогаем сохранить лицо 111
Обосновываем требования 111
Вместе ищем выход 112
Надеемся на лучшее 113
И снова собираем шаблон 114
Глава 8. «Вот тут я дал, в натуре, маху…» Образ в письмах-признаниях 116
Мыслим позитивно 117
Говорим о достижениях 118
Не ищем причину не делать 120
Понимаем масштабы бедствия 121
Исправляемся 121
Предлагаем выход 122
Готовы идти до конца 123
Строим очередной шаблон 123
Глава 9. «Помилуйте, мне от роду нет году…» Образ в письмах-оправданиях 126
Защищаемся, но не спорим 128
Сожалеем конкретно 130
Не преуменьшаем проблему 130
Доказываем правоту фактами 131
Не стремимся «отмазаться» 133
Хотим помириться 134
И опять собираем шаблон 134
Глава 10. Сто к одному. Образ во вступлении 138
Записываемся во влиятельные 140
Записываемся в близкие и знакомые 142
Стараемся понравиться 145
Убеждаем, что пропадем без адресата 147
Заинтересовываем и интригуем 149
Избегаем предсказуемости 152
Не жадничаем 153
Оформление Как навести лоск? 156
Глава 11. Кофейные тайны. Оформление и форматирование текста 158
Воздушные абзацы 161
Меткие буллеты 163
Глава 12. Занимательная «шрифтология». Выбор шрифта 166
Путеводный шрифт 166
Шрифт как «зеркало души» 169
Форматирование на практике 172


Заключительная глава. «Остаюсь искренне ваш…» 174
Об авторе 177

Компания «Чувство рынка»  
Дэниэл Пинк, презентуя в рамках своей публичной лекции новое понимание мотивации, сказал: «И это не ... — вот в чём дело! Это — не чувство. Это — не философия. Это — не что иное, как факт». Саша Карепина придерживается того же мнения, только в своей области. Да, деловая переписка — искусство. Однако, в нем нет «секретов» или озарений. Только законы, хитрости и инструменты.

Суть: Знаменитый копирайтер Джозеф Шугерман как-то признался:«Никогда нельзя знать наверняка, что именно сработает, а что нет». Поэтому не удивительно, что навыки делового письма или копирайтинга многим кажутся магическими. Саша Карепина в своей книге показывает — гарантий нет, но научиться писать надежно и убедительно можно и нужно. И если уж деловая переписка — это ремесло, то остальное — лишь дело техники.

Достоинства:

  1. Стратегия. Никаких секретов. «Это и есть принцип дерева в действии:cначала заглавная фраза письма объясняет, с чем мы пришли, затем заглавные фразы абзацев крупными мазками обрисовывают ситуацию, и только потом „рядовые“ предложения сообщают детали», — раскрывает автор. Везде есть логика, последовательность, надежный путь следования. «Если вместо чистого листа перед нами готовый набор фактов, то удобнее подниматься по дереву вверх. Берем первый факт из набора и задаем себе вопрос: О чем говорит этот факт? Есть ли в списке еще факты, говорящие о том же? Как все их можно обобщить?»
  2. Стиль. Книга написана легким языком, она живая и понятная. Примеры, иллюстрирующие технологию письма, взяты из жизни и классической русской литературы. Например, из рассказа Чехова «Ванька». «Если мы пишем с чистого листа и фактов в поддержку своей идеи пока не собирали, удобнее спускаться по дереву вниз. Задаем себе вопрос, почему нужно забрать Ваньку в деревню, и отвечаем на него двумя—тремя краткими утверждениями: Потому что в городе Ванька только мучается, а в деревне будет полезен деду. Получаем „подчеркнутые“ фразы — заглавные фразы ветвей дерева». Увлекательность помогает книге запоминаться, знания и навыки оседают в голове.
  3. Тактики. Как и полагается учебнику, книга полна приемов для усвоения материала. Модульная система, пошаговый процесс обучения видны уже из оглавления. Приёмы разделены по типам писем, у методов есть метафорические названия.
  4. Структура. Это справочник. Четкое оглавление, ссылки на дополнительные материалы для скачивания, шаблоны, а также выделенные шрифтами особо важные аспекты.
  5. Язык. Книга русская, написанная на почве тренингов, адаптированная под славянскую реальность.
  6. Успех. Эта книга доказывает, что качественную деловую литературу можно писать не только по-английски. По признанию читателей до этой книги «Были справочники секретарей, была „высоколобая литература“ по лингвистике, было пособие Норы Галь для переводчиков, была сложно-заумная Барбара Минто со своей пирамидой... А того, что надо, не было».

Недостатки:

  1. Эта книга все же не панацея. Выражаясь языком покера, это «лучшая рука», карты, которые дают выигрыш с высокой вероятностью. Высокая вероятность не синоним гарантии.
  2. Книга рассчитана пытливый ум, который уже многое понимает. Ум читателя должен быть готов воспринять предложенные модели.
  3. Книга тренинговая. Подход, который исповедует автор, подходит автору, мне и ее ученикам. Подойдёт ли вам — не знаю.

В сухом остатке: «Искусство делового письма» — это надежное оружие. Если оно подходит вам, комфортно ложится вам в руку, то не подведет.

Оценка: 10/10 по шкале marketsense.by 


Татьяна Бадя, бизнес-тренер, специалист в области скорочтения   
i-smeh-i-greh.livejournal.com
Покажите мне хотя бы одного современного человека, который не написал бы за свою жизнь ни одного делового письма. Даже если вам удастся найти его, я воскликну: «Не верю!». Ведь даже полуграмотная доярка наверняка просила в письменной форме председателя колхоза улучшить условия труда. Или в районную газету писала. О том самом председателе колхоза, который, оказывается, антисоветчик. Или с кавалером своим общалась коротенькими записками – тоже «по делу».

О том, в какое мучение превращается ведение переписки для деловых людей, подробно рассказывать не буду. Сами знаете. То контакт с потенциальным клиентом/инвестором/партнером наладить не сможешь (а вроде все так красиво написал). То ошибку досадную допустишь (хорошо, если адресат не обидится). А то и вовсе поссоришься с хорошим человеком на ровном месте (ты написал - он не так понял – ты отреагировал – он отреагировал х 2 - и так далее).

Я давно искала достойную книгу о деловой переписке. Книгу отечественную, которая не была бы переводом западного издания или его калькой. Потому что, ей-богу, смешно, когда мне предлагают называть сибирского нашего мужика сэром. Или подписываться «Искренне ваша, Госпожа Бадя».

Искомая книга наконец-то появилась. Вернее, скоро появится – мне удалось прочитать ее до появления в магазинах. Книга называется «Искусство делового письма». Автор – Саша Карепина. Издательство – «Манн, Иванов, Фербер».

«Искусство…» написано легко, красиво, «певуче». И это отличает Сашину работу от многих других. Ведь рассказать увлекательно и с юмором о теме, от которой зевать тянет, - это надо постараться! Автору же удалось не просто рассказать, а научить нас, читателей, писать деловые письма. Грамотные и действенные.

Очень понравились примеры, взятые из деловой практики и из художественной литературы. Последнее – вовсе не украшательство. Если присмотреться, многие известные письма (ага, и от Татьяны – Онегину тоже!) вполне соотносятся с принципами ведения деловой переписки.

Открытием стала для меня классификация деловых писем. Мне почему-то казалось, что они все одинаково безликие. На самом деле существуют письма-признания, отказы, оправдания… И каждое из этих писем имеет свои особенности и «фишечки».

Уже интересно? Если вы думаете, что я сейчас выдам все содержание книги – ошибаетесь! Ищите книгу, читайте ее и применяйте прочитанное на практике. Самостоятельно. Тогда и пользы и удовольствия будет больше)))

P.S. Если у вас отвратительное настроение – откройте последнюю страницу Сашиной книги. Только не забудьте подготовить носовой платок, ибо хохотать будете до слез ;)


Кирилл Емельянов, к. соц. н., специалист по рекламе компании ЭНПРО, Москва
Книга "Искусство делового письма" с первых строк захватывает даже искушённого читателя, профессионального копирайтера. Нестандартный подход к подаче материала, яркие примеры, образный язык - всё это делает процесс совершенствования Ваших писательских способностей лёгким и увлекательным. Никогда не думал, что книга по деловому письму, а, значит, ориентированная на вполне определённую и специфическую профессию, может быть усвоена и принести пользу читателю с любой подготовкой - и опытному специалисту по PR, и начинающему секретарю. "Искусство делового письма", в отличие от любого другого искусства, не требует никаких жертв. Просто начните читать - и Вы получите огромное удовольствие!


Алексей Бояршинов, руководитель отдела разработки ООО «Ротор АйТи»
Письмо, несомненно, является наиболее правильным способом коммуникации в нашем "задерганном" мире. Лично я предпочитаю, когда просьба, вопрос, предложение ко мне изложены письменно. Во-первых - это документирует как запрос, так и полученный ответ. Во-вторых - письмо, в отличие, например, от телефонного звонка, не требует немедленного ответа. Письмо дает возможность адресату прочитать и ответить в удобное ему время, не бросая все дела из-за забренчавшей трубки.

В общем - письменному изложению мыслей быть!

Надо отметить, что грамотное письменное изложение - это отдельная тема, не менее сложная, чем искусство выступать на публике. Писать проще - ведь можно свой текст прочитать, поправить, перечитать, еще поправить, потом подумать, перечитать и отредактировать еще раз :) и лишь после удовлетворительного результата - отправить получателю. А слово - не воробей, вылетит - не поймаешь.

Но писать - еще и сложнее. Неправильно сказанная фраза - может быть пропущена аудиторией, или забыта. Неверная интонация может быть списана на волнение. В конце концов, говоря с людьми, можно следить за их реакцией и при необходимости оперативно корректировать как содержание, так и невербальное сопровождение своей речи. А с письмом - контроль над ситуацией мы теряем с момента нажатия кнопки "Отправить" (или с момента опускания письма в почтовый ящик). И тут есть другая поговорка: "Что написано пером - не вырубишь топором".

(Замечательный русский фольклор - в нем на любой случай есть пословица-поговорка.)

Так как же написать письмо так, чтобы читатель дошел дальше первой строки? а чтобы прочитал до конца? чтобы после прочтения не порвал его на куски (или не отправил в спам)? Если наше письмо - предлагает, продает, призывает, как сделать так, чтобы оно правильно воздействовало на читателя? как сделать так, как будто мы стоим рядом, и аккуратно направляем читателя в нужную нам сторону?

Да, публичное выступление – это, несомненно, тактика, а письмо - великая стратегия.

Хочешь быть стратегом - читать книгу срочно!


Сергей Соломонов, культуролог - ориенталист
Эта книга увлекательна не только тем, что она даёт дельные советы по теме «как правильно писать деловые письма», но её можно читать и просто для собственного удовольствия, путешествуя вместе с автором по известным литературным произведениям, встречаясь с разными героями этих произведений, на примере которых автор демонстрирует искусство применения инструментов и хитростей делового письма.


Ольга Мухина  
Консультант и бизнес-тренер
Компания «Тим Трейнинг»
Почему стоит прочитать эту книгу? Во-первых, среди большого количества книг по коммуникации в бизнесе трудно найти книги по деловой корреспонденции. Во-вторых, потому что книга написана легким и понятным языком, в ней - интересные и яркие примеры того, какой должна быть деловая переписка, а какой - лучше бы ей не быть. И даже если вы не найдете в этой книге ответы на все интересующие вас вопросы, она может облегчить работу над письмами, отчетами, предложениями и презентациями.

И самое главное: эта книга возвращает уверенность в том, что деловой стиль русского языка может быть понятным, лаконичным и, если хотите, изящным. И это совсем не тот бюрократический язык, с которым каждому приходится сталкиваться и к которому так не хочется привыкать. Я уверена, что книга будет интересна большому количеству читателей.

Есть вопросы. на которые нет ответов. Для меня таким вопросом был до последнего времени "Что посоветуете почитать на тему делового письма?" 

Я на эту тему веду семинары, вопрос мне задавали постоянно, а порекомендовать было нечего. Как ни удивительно, не было в книжных магазинах внятного учебника - задачника - справочника, который бы в одной книге освещал все вопросы деловой переписки и, шире, создания деловых и продающих текстов. 

Были справочники секретарей, была "высоколобая литература" по лингвистике, было пособие Норы Галь для переводчиков, била сложно-заумная Барбара Минто со своей пирамидой... А того, что надо, не было. 

И вот теперь есть. На прошлой неделе вышла книга Саши Карепиной" Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты". По-моему, супер-книга. То, что давно требовалось. 

Чем она меня так зацепила? 

  • Во-первых, системным подходом. В книге по полочкам разложено, от чего зависит результат нашего письма, показаны основные рычаги - и объяснено, как за эти рычаги дергать.  
  • Во-вторых, практичностью. Никакой филологической зауми в книге нет. Все понятно, на языке нормального человека, для которого письмо это инструмент в работе. Специально для этого человека, с ответами на его вопросы.  
  • В третих, нескучностью. Вы много видели книг по деловому письму с веселыми картинками - иллюстрациями? Я видел - но исключительно у американских авторов. У наших - впервые. Причем иллюстрации для "Искусства" Саша рисовала сама. Кто знает, как она умеет похулиганить, и помнит рисунки на ее тренингах - тот сможет представить.  
  • В четвертых - неожиданной познавательностью за рамками делового письма. Вы знаете, с какого письма началась история джинсов? Читали наставления жителя древнего шумера своему сыну? Прочтете - узнаете. В книге этого гуталину...  

В Интернет-бутике Боффо, где сейчас продается книга, выложены две главы из книги в свободном доступе. Можно прочесть и оценить самому, подходит это вам или нет. Мне подошло. Чего и вам желаю!

Я всегда ждал этого вопроса - и опасался его. После каждого семинара по деловому письму участники спрашивали меня: а что посоветуете почитать на эту тему? И каждый раз мне нечего было им посоветовать. Ну не было у нас в продаже толковых русскоязычных книг по деловой переписке. Были по делопроизводству, были по языкознанию - а вот таких, чтобы дать человеку, который использует тексты в своей работе, и чтобы этот человек смог найти там все необходимые советы, не было.  


А теперь есть. Сегодня мне принесли наконец книгу Саши Карепиной "Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты". Собственно, я сомневался. С одной стороны, много читал Сашу. А с другой, всегда страшно... Но книга начинается предисловием Радислава Гандапаса - оно-то меня и "добило". Купил. Читаю. Дов-о-oлен! Очень рекомендую. 

Первое, что бросается в глаза - книга абсолютно не скучная. Даже, пожалуй, хулиганская. С веселыми иллюстрациями автора - во первых. С примерами из Зощенко, Чехова, с глиняных шумерских табличек и даже... из блатной лирики во вторых. Мои любимые примеры это письмо соседу (Чехов) и письмо, с которого началась судьба джинсов. Впрочем, не буду раньше времени ;) 

Тем более, что это совершенно не только "книга чтоб поржать". Да, все начинается с занимательных и веселыш штук - но потом, когда прием объяснен, Саша его обязательно показывает на реальной, рабочей ситуации. Причем все письма для реальных ситуаций, все клише и шаблоны можно скачать в электронном виде с сайта книги. Мне как тренеру это суперудобно.


Александр Волченков
Бумажная книга. Время моего прочтения: 2,5 часа. Оценка 5 баллов из 5 возможных.

Стоит на «ближней полке», даю почитать другим.

Некоторые друзья и знакомые считают меня «писучим». Да, я пишу немало и горжусь этим.

Но даже с моим опытом написания самых разных текстов эта книга цапнула меня за душу. И тому есть несколько причин:

  • Она написана простым и хорошим языком
  • В ней есть весьма тонкая ирония и налёт прелестного юмора (особенно в картинках и примерах) — раскочевряжить самое знаменитое литературное письмо для ЛЮБОЙ целевой аудитории надо уметь, и у Саши это получилось.
  • Отличная система написания деловых сообщений, причём самых разных (от предложений до информирующих писем)
  • Действительно, как и обещает заглавие, есть рабочие модели и чёткие инструкции инструменты…

Но есть и ложка дёгтя в этой капле амброзии. Если вам нужно написать продающий текст, то не ищите здесь советов к этому делу. Раздел, посвящённый продажным текстам, тут есть, но честное слово, он не самый сильный ни в книге, ни в бизнес-литературе в целом. Можно понять автора и издателей, которые следят за модными трендами. Но похоже, что продающие тексты — не самое сильное место Саши.

Но всё равно поставил 5 из 5, потому что люблю понятливость, простоту, чёткость и живой инструментализм. А в этой книге всех любимых мной вещей более чем достаточно.


Вера Пантелеева
Краткий отзыв на крайне полезную книгу “Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты”. Краткий потому, что этой книгой надо пользоваться, а не читать отзывы о ней!

Сколько писем вы пишете за день? Мои коллеги пишут и получают, по их словам, от 100 до 200 писем в день (я бы с ума сошла))). Кто-то из нас пишет меньше, кто-то больше, но объединяет нас то, что ЭТО делают все. И будет хорошо, если вы ЭТО будете уметь. То есть будете уметь писать письма, которые достигают своих целей.

Перед нами книга именно о том, как написать такое письмо. Официальное или не очень, просьбу или отказ, претензию или оправдание. О том, как построить текст, и даже как его отформатировать.

Так как книга полезная вся, и ее стоит читать целиком, то приведу только несколько полезностей:

  • Принцип дерева в построении текста: сначала заглавная фраза объясняет, с чем мы пришли, затем заглавные фразы абзацев крупными мазками обрисовывают ситуацию, потом “рядовые” предложения сообщают детали. (подробнее именно о построении текста можно почитать в “Пирамиде Минто”)
  • Нужно найти “грош” - то, что интересует и волнует адресата, отвечает его потребностям, - и показать этот грош.
  • Если нам нужны действительно понятные тексты, то подлежащие и сказуемые в этих текстах нужно делать конкретными и информативными. И если мы говорим о действии, то суть этого действия в сказуемом должен передавать глагол.
  • Предложения должны начинаться с самого главного (подлежащее-сказуемое, уже потом детали).
  • Варианты лид-абзаца (то, что в самом начале): записываемся во влиятельные; записываемся в близкие и знакомые; стараемся понравится; убеждаем, что пропадем без адресата; заинтересовываем и интригуем.

Там очень много всего, но я боюсь переписать всю книгу, если начну выписывать что-то еще )

В каждой главе приводится пример письма, в том числе и из классики (Чехов, Пушкин, Крылов), который соотвествует заданной теме. Один из примеров можно прочитать только ради удовольствия - переписка жильцов с начальником ЖЭКа.

По-хорошему, надо написать, что эта книга должна быть настольной, ее надо перелистывать при составлении трудных писем, пока все советы не впечатаются в кончики пальцев и не войдут в привычку. Все это так. Но если держать на столе все настольные книги, то на нем скоро не останется места для работы и придется заводить второй стол. Но!

Даже если этой книги нет под рукой, можно пользоваться шаблонами писем для разных обстоятельств (что я и делаю время от времени). В них четко описано, что должно быть в том или ином письме. Эта информация может здорово помочь, особенно, если не знаешь, как подступиться к тексту.

Только не переусердствуйте. Как в любом деле, в письмах не стоит чересчур увлекаться, переходить за невидимую грань. А то вот напишешь одному умному человеку “тебе, как умному человеку, должно быть понятно…”, а он вдруг коситься на тебя станет. Пример из жизни, между прочим! Будьте внимательны ;)

Все остальное для того, чтобы писать необыкновенные письма, вы найдете в книге “Искусство делового письма”. Она читается чуть ли не на одном дыхании (а когда нужно написать важнейшее письмо, то и на двух - читается и перечитывается!).


Jsalt
Сложно представить, что сейчас еще есть люди, которые не пользуются электронной почтой. Но даже, если такие и имеются, непременно все пишут письма.  

Деловому человеку, сколько бы у него не было желания, переписки не избежать. Чтобы показать свой профессионализм во всех планах он обязан грамотно писать. Имеется в виду не только пунктуация и орфография, но и стиль письма. 

Эта книга панацея, для офисного работника. С помощью книги, вы научитесь не только грамотно отказывать, но и грамотно продавать. Полезность книги на высшем уровне. Обязательно держать на столе, хотя бы из-за практических примеров.