«В фантастических романах главное это было радио. При нем ожидалось счастье человечества. Вот радио есть, а счастья нет», писал в своих дневниках Илья Ильф. Сегодня место радио занял искусственный интеллект. Мы ждали, что он избавит нас от бесконечной борьбы с письмами, согласованиями и формулировками. Но вместо этого получили лавину текстов, написанных быстро — и далеко не всегда удачно.
Во время моего выступления на «ПиР-е 2026» мы обсуждали, как решить эту проблему. Расскажу здесь об основных выводах – а полезные материалы, которыми я поделилась со слушателями, можно получить по заявке в конце этой статьи.
Допустим, в нашем отделе ИИ для переписки не используется – а мы хотим, чтобы использовался. Садимся и пишем письмо руководителю. Если поставить ИИ задачу «Напиши письмо руководителю и убеди его, что нам надо использовать ИИ», он не справится. Как и вы.
Для хорошего письма нужен контекст. Нужно знать, каких именно действий мы ждем от адресата, почему он должен согласиться, что его волнует, чего он хочет добиться. Нужно придумать аргументы, обосновать их. Предвидеть возражения адресата и заранее их «обезвредить».
Часть контекста можем дать только мы: в связи с чем пишется письмо, чего мы ждем от получателя, чем он занимается и за что отвечает. Другую можно собрать вместе с ИИ: например, он подскажет, что волнует адресата, какие доводы сработают, какие опасения могут помешать.
На тренинге деловой переписки для подготовки к написанию письма мы используем таблицу контекста – она не даёт забыть ничего важного. Таблицу и промпт для использования ее при работе и ИИ можно получить на почту: форма для запроса в конце статьи.
Казалось бы, после того, как контекст готов, ИИ должен легко написать для него письмо. Но на практике все сложнее.
Если спросить ИИ, умеет ли он писать письма, он ответит примерно так: «Я умею писать грамотные, связные письма и могу подражать самым разным стилям. Во время обучения я познакомился с миллионами примеров писем. Среди них были удачные и неудачные. Я прочел сотни книг и тысячи статей, но они во многом противоречили друг другу.
Я не знаю, какой вариант нужен вам, поэтому без дополнительных указаний пишу «среднее» письмо. Оно выглядит «как настоящее», но не всегда помогает достичь той цели, ради которой вы его пишете. Если вы покажете мне удачные примеры или объясните, по каким критериям оцениваете письма, я смогу писать именно в этой логике».
Чтобы получить хорошее письмо, мы должны объяснить ИИ, как это письмо структурировать и какие формулировки использовать.
ИИ учится как человек: сначала ему нужно понять правила, а потом закрепить это понимание на примерах.
Допустим, мы хотим научить ИИ писать нужным стилем. Для этого мы сперва объясним ему шкалу стиля: разговорный → неформально-деловой → формально-деловой → официальный. Потом перечислим, что делает стиль более формальным, а что — менее. И наконец покажем образцы и попросим найти в них перечисленные приемы.
По заявке в конце статьи можно получить промпты для объяснения правил работы со стилем и таблицу с примерами.
Часто промпт воспринимают как компьютерную программу: мы написали, что нужно сделать, и ИИ делает это в точности. На практике все немного иначе. ИИ может «понять нас по-своему» или «увлечься» деталями и «забыть» о структуре. Поэтому в конце промпта полезно просить проверить, что получилось.
Помните, как работает повар? Он готовит по рецепту – следует четкой инструкции. А перед подачей пробует блюдо: проверяет, сбалансирован ли вкус, достаточно ли соли, нужная ли текстура.
Похожий подход стоит применять в переписке. Например, чтобы структура не «съехала», можно попросить ИИ «перед подачей» проверить следующие моменты.·
- Понятна ли главная мысль письма сама по себе, без чтения остального.
- Если удалить всё, кроме главной мысли, поймет ли адресат, что мы ему сказали.
- Если удалить факты, оставив только главные мысли абзацев, сохранится ли смысл сохранится.
Если да — можно отправлять. Если нет — нужно поправить.
Оставьте заявку, и мы пришлем их вам на почту
