Новый взгляд на классику. Адаптируем официальные письма к требованиям современного адресата Деловое письмо

Новый взгляд на классику. Адаптируем официальные письма к требованиям современного адресата

10 Октября 2019 года

В первой главе «Переписки 2.0» я убеждаю читателей, что для общения с современным адресатом удобнее всего метод пирамиды.

Пирамида

И уже получила несколько писем с вопросами: а как же традиционная структура официального письма? Она же не соответствует пирамиде. А начальство ее требует… Да и адресат к ней привык…

В самом деле, официальные письма чаще всего строятся по принципу последовательности.

Об аудите строительства
гидротехнических сооружений     

                                    Уважаемый Аркадий Викторович!
Предыстория 1 Сообщаем Вам, что 10.04.18 между ООО «Консультант» и ООО «Заказчик» заключен договор №897 о проведение аудита хода строительства гидротехнических сооружений в пос. Северное Западного района Архангельской области.
2 В рамках указанного договора в период с 15.04.18 по 20.06.18 ООО «Консультант» был проведен анализ готовности объекта и сравнение перечня проведенных работ с план-графиком строительства.
Текущая ситуация/ проблема 3 План-график строительства предусматривает завершение первой очереди монтажных работ 10.02.2018, а второй очереди – 10.05.2018.
4 В результате анализа было выявлено, что по состоянию на 20.06.18 подрядчик завершил подготовку технического проекта сооружений, выполнил подготовку, дренирование и заливку фундамента и изготовил первую очередь металлоконструкций.
5 В связи с невозможностью получения согласия районной администрации на строительство дороги для доставки конструкций к месту строительства монтажные работы начаты не были.
6 Переговоры подрядчика с районной администрацией идут с 12.10.2017, но соглашение до настоящего времени не достигнуто.
Вывод/ решение 7 Вышеуказанные обстоятельства влекут за собой риск срыва сроков проекта.

В чем плюсы такого письма? Оно логично - история рассказывается по шагам, от прошлого через настоящее к будущему. Но попробуйте схватить его суть на лету, с ходу понять, как дела на объекте: все хорошо или все плохо. Не получится: нужно садиться и методично читать от начала до конца.

Вот если бы можно было как-то «подружить» эту структуру с методом пирамиды, чтобы и плюсы сохранить, и от минусов избавиться… Давайте попробуем.

Наше письмо уже разбито на части-абзацы. Выпишем главную мысль каждого.

Суть каждого из абзацев

Предыстория

1

«Консультант» провел аудит по договору №897

Сообщаем Вам, что 10.04.18 между ООО «Консультант» и ООО «Заказчик» заключен договор №897 о проведение аудита хода строительства гидротехнических сооружений в пос. Северное Западного района Архангельской области.

2

В рамках указанного договора в период с 15.04.18 по 20.06.18 ООО «Консультант» был проведен анализ готовности объекта и сравнение перечня проведенных работ с план-графиком строительства.

Текущая ситуация

3

На дату аудита должна была быть завершена вторая стадия монтажа

План-график строительства предусматривает завершение первой очереди монтажных работ 10.02.2018, а второй очереди – 10.05.2018.

4

Но проведены только подготовительные работы

В результате анализа было выявлено, что по состоянию на 20.06.18 подрядчик завершил подготовку технического проекта сооружений, выполнил подготовку, дренирование и заливку фундамента и изготовил первую очередь металлоконструкций.

5

Монтаж начать не удалось

В связи с невозможностью получения согласия районной администрации на строительство дороги для доставки конструкций к месту строительства монтажные работы начаты не были.

6

Переговоры подрядчика с районной администрацией идут с 12.10.2017, но соглашение до настоящего времени не достигнуто.

Вывод

7

Сроки могут быть сорваны

Вышеуказанные обстоятельства влекут за собой риск срыва сроков проекта

В отличие от «пирамидальных» писем, здесь главные мысли абзацев не сформулированы в начале каждого явно – например, чтобы понять, что проведена только подготовка, придется прочесть весь абзац 4. Сделаем первый шаг к пирамиде – поставим главные мысли в начало абзацев.

Также бросается в глаза, что абзацы 1 и 2 очень детализированы. Причем все, что мы в них сообщаем, адресат знает и так – он же читал договор, прежде чем его подписать! Можно без ущерба для дела убрать эти детали, оставив лишь суть: «Консультант» провел аудит по договору №897.

И тогда остается вопрос: хорошо, провел – и что выявил? Каков результат?   Если мы ответим на этот вопрос, у нас получится начало письма, соответствующее методу пирамиды: «В результате аудита строительства гидротехнических сооружений по договору № 897 выявлено значительное отставание от план-графика».

Все письмо будет выглядеть так.

Об аудите строительства
гидротехнических сооружений

                                                           Уважаемый Аркадий Викторович!

Сообщаем Вам, что в результате аудита строительства гидротехнических сооружений в пос. Северное по договору № 897 от 10.04.18 выявлено значительное отставание от план-графика.
Согласно план-графику на дату окончания аудита (20.06.18) подрядчиком должна была быть завершена вторая очередь монтажных работ.

Фактически на указанную дату были проведены только подготовительные мероприятия:   
   - разработка технического проекта сооружений;
   - подготовка,  дренирование и заливка фундамента;
   - изготовление первой очереди металлоконструкций 

Монтаж не был начат в связи с невозможностью получения согласия районной администрации на строительство дороги для доставки конструкций к месту строительства. Переговоры подрядчика с районной администрацией проводились с 12.10.2017, но до настоящего времени результата не дали.
Вышеуказанные обстоятельства влекут за собой риск срыва сроков проекта.
Начальник отдела экспертизы…  

В такой редакции письмо будет одновременно соответствовать и методу пирамиды, и традиционному подходу к написанию официальных писем.

Обычно такая редакция не вызывает возражений у руководства и адресатов – наоборот, ее хвалят за ясность, простоту и логичность.

А у вас на этот счет какая позиция?