В первой главе «Переписки 2.0» я убеждаю читателей, что для общения с современным адресатом удобнее всего метод пирамиды.
И уже получила несколько писем с вопросами: а как же традиционная структура официального письма? Она же не соответствует пирамиде. А начальство ее требует… Да и адресат к ней привык…
В самом деле, официальные письма чаще всего строятся по принципу последовательности.
|
Об аудите строительства гидротехнических сооружений Уважаемый Аркадий Викторович! |
||
| 1 | Предыстория |
Сообщаем Вам, что 10.04.18 между ООО «Консультант» и ООО «Заказчик» заключен договор №897 о проведении аудита хода строительства гидротехнических сооружений в пос. Северное Западного района Архангельской области. |
| 2 |
|
В рамках указанного договора в период с 15.04.18 по 20.06.18 ООО «Консультант» был проведен анализ готовности объекта и сравнение перечня проведенных работ с план-графиком строительства. |
| 3 | Текущая ситуация /проблема | План-график строительства предусматривает завершение первой очереди монтажных работ 10.02.2018, а второй очереди – 10.05.2018. |
| 4 | В результате анализа было выявлено, что по состоянию на 20.06.18 подрядчик завершил подготовку технического проекта сооружений, выполнил подготовку, дренирование и заливку фундамента и изготовил первую очередь металлоконструкций. | |
| 5 | В связи с невозможностью получения согласия районной администрации на строительство дороги для доставки конструкций к месту строительства монтажные работы начаты не были. | |
| 6 | Переговоры подрядчика с районной администрацией идут с 12.10.2017, но соглашение до настоящего времени не достигнуто. | |
| 7 | Вывод/решение | Вышеуказанные обстоятельства влекут за собой риск срыва сроков проекта. |
В чем плюсы такого письма? Оно логично – история рассказывается по шагам, от прошлого через настоящее к будущему. Но попробуйте схватить его суть на лету, с ходу понять, как дела на объекте: все хорошо или все плохо. Не получится: нужно садиться и методично читать от начала до конца.
Вот если бы можно было как-то «подружить» эту структуру с методом пирамиды, чтобы и плюсы сохранить, и от минусов избавиться… Давайте попробуем.
Наше письмо уже разбито на части-абзацы. Выпишем главную мысль каждого.
Суть каждого из абзацев
| Предыстория | «Консультант» провел аудит по договору №897 |
Сообщаем Вам, что 10.04.18 между ООО «Консультант» и ООО «Заказчик» заключен договор №897 о проведении аудита хода строительства гидротехнических сооружений в пос. Северное Западного района Архангельской области. |
|
|
В рамках указанного договора в период с 15.04.18 по 20.06.18 ООО «Консультант» был проведен анализ готовности объекта и сравнение перечня проведенных работ с план-графиком строительства. | |
| Текущая ситуация | На дату аудита должна была быть завершена вторая стадия монтажа | План-график строительства предусматривает завершение первой очереди монтажных работ 10.02.2018, а второй очереди – 10.05.2018. |
|
|
Но проведены только подготовительные работы | В результате анализа было выявлено, что по состоянию на 20.06.18 подрядчик завершил подготовку технического проекта сооружений, выполнил подготовку, дренирование и заливку фундамента и изготовил первую очередь металлоконструкций. |
|
|
Монтаж начать не удалось | В связи с невозможностью получения согласия районной администрации на строительство дороги для доставки конструкций к месту строительства монтажные работы начаты не были. |
|
|
Переговоры подрядчика с районной администрацией идут с 12.10.2017, но соглашение до настоящего времени не достигнуто. | |
| Вывод | Сроки могут быть сорваны | Вышеуказанные обстоятельства влекут за собой риск срыва сроков проекта. |
В отличие от «пирамидальных» писем, здесь главные мысли абзацев не сформулированы в начале каждого явно – например, чтобы понять, что проведена только подготовка, придется прочесть весь абзац 4. Сделаем первый шаг к пирамиде – поставим главные мысли в начало абзацев.
Также бросается в глаза, что абзацы 1 и 2 очень детализированы. Причем все, что мы в них сообщаем, адресат знает и так – он же читал договор, прежде чем его подписать! Можно без ущерба для дела убрать эти детали, оставив лишь суть: «Консультант» провел аудит по договору №897.
И тогда остается вопрос: хорошо, провел – и что выявил? Каков результат? Если мы ответим на этот вопрос, у нас получится начало письма, соответствующее методу пирамиды: «В результате аудита строительства гидротехнических сооружений по договору №897 выявлено значительное отставание от план-графика».
Все письмо будет выглядеть так.
|
Об аудите строительства гидротехнических сооружений Уважаемый Аркадий Викторович! Сообщаем Вам, что в результате аудита строительства гидротехнических сооружений в пос. Северное по договору №897 от 10.04.18 выявлено значительное отставание от план-графика. Согласно план-графику на дату окончания аудита (20.06.18) подрядчиком должна была быть завершена вторая очередь монтажных работ. Фактически на указанную дату были проведены только подготовительные мероприятия: - разработка технического проекта сооружений; - подготовка, дренирование и заливка фундамента; - изготовление первой очереди металлоконструкций. Монтаж не был начат в связи с невозможностью получения согласия районной администрации на строительство дороги для доставки конструкций к месту строительства. Переговоры подрядчика с районной администрацией проводились с 12.10.2017, но до настоящего времени результата не дали. Вышеуказанные обстоятельства влекут за собой риск срыва сроков проекта. Начальник отдела экспертизы… |
В такой редакции письмо будет одновременно соответствовать и методу пирамиды, и традиционному подходу к написанию официальных писем.
Обычно такая редакция не вызывает возражений у руководства и адресатов – наоборот, ее хвалят за ясность, простоту и логичность.
А у вас на этот счет какая позиция?