Если не хотите поссориться с адресатом, будьте осторожны со словом «свой».
«Разберитесь с качеством отчетов» – Ок.
«Разберитесь с качеством СВОИХ отчетов» – хочется врезать в глаз.
«Напомните сотрудникам, что отчеты нужно проверять» – Ок.
«Напомните СВОИМ сотрудникам, что отчеты нужно проверять» – хочется оторвать руки по пояс.
Если англичанин хочет попросить кого-то не высовывать голову в окно, он не может сказать «Не высовывай голову». Нужно уточнить, чью: «СВОЮ голову». А не соседскую.
Нам, русскоговорящим, не нужно. По умолчанию голова твоя. Будет соседская – скажем. Возможно, поэтому (чтоб слову пропадать), «свой» приобрело негативную коннотацию. «Закрой СВОЙ рот», «Убери СВОИ руки» – к «свой» легко пристраивается какое-нибудь «поганый».
Не только в этих фразах пристраивается. В письмах тоже. Так что, если вы ничего плохого в письме не имели в виду, пишите по правилам. Без «Свой». Все целей будем :).