Шаблон для ситуации, когда важно отказать адресату, но не разорвать с ним отношения, не поссориться, сохранить его в числе своих клиентов, сотрудников или партнеров. Подробнее о правилах написания отказов можно прочесть в книге "Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты".
В правой колонке таблицы представлен полный текст письма, в левой объяснены использованные в тексте приемы.
| Задаем контекст | Сообщаем Вам о решении экспертной комиссии по поводу Вашей заявки на предоставление гранта для организации центра удаленного Интернет-обучения школьников в сельских районах республики Х. |
| Показываем, что читали то, на что отказываем. Понимаем, сочувствуем | Комиссия внимательно изучила представленные Вами статистические данные и результаты опросов жителей региона. Члены комиссии разделяют Вашу озабоченность тем, что возможности получения качественного образования в регионе крайне ограничены. |
| Отмечаем достоинства предложения | Организация дистанционного обучения позволила бы заметно улучшить ситуацию. |
| Ссылаемся на объективные обстоятельства | Однако в настоящее время из-за отсутствия технической инфраструктуры доступ к Интернет в регионе имеют менее 1% жителей. Администрация региона планирует выделять средства на развитие инфраструктуры только в 2012 году. |
| Отказываем, но помогаем адресату сохранить лицо | В отсутствии технической возможности выхода в Интернет выделение гранта для организации дистанционного обучения представляется несколько преждевременным – запуск проекта без необходимой технической базы мог бы только дискредитировать хорошую идею. |
| Предлагаем альтернативу. Демонстрируем понимание | Мы сожалеем, что на данном этапе не смогли содействовать реализации ваших планов в регионе Х. Возможно, в других регионах ситуация с Интернет более благоприятна, и там эти планы могут быть реализованы, - предлагаем Вам направить их на рассмотрение в Федеральную комиссию по образованию. |
| Оставляем дверь открытой |
В случае, если обстоятельства в регионе Х изменятся, мы охотно вернемся к рассмотрению Вашей заявки |