Данный шаблон предназначен для ситуаций, когда мы подвели адресата, не выполнили взятых на себя обязательств, допустили ошибку - и вынуждены в этом признаваться. При этом мы хотим сохранить хорошую репутацию и не хотим разрыва отношений с адресатом. О правилах написания подобных писем можно подробнее прочесть в книге "Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты".
В правой колонке таблицы представлен полный текст письма, в левой перечислены использованные приемы.
| Не преувеличиваем тяжесть проблемы | Вынуждены сообщить Вам о возникновении обстоятельств, затрудняющих своевременную поставку заказанной Вами партии листового проката марки Ч245. |
| Говорим о достижениях, приводим объективные причины | Прокат изготовлен в полном объеме и готов к отгрузке - затруднения связаны с его транспортировкой через территорию республики Х. По законодательству Х ввоз на территорию республики свыше 3 тонн проката в месяц возможен только с разрешения Таможенного комитета этого государства. Размер заказанной Вами партии составляет 4,5 тонны, соответственно без разрешения Таможенного комитета ее транспортировка по территории Х невозможна. Срок выдачи разрешения может по закону достигать 60 дней, что создает опасность задержек по сравнению с ранее согласованным графиком поставки. |
| Понимаем сложность ситуации. Показываем свою активность | Понимая, что строительство трубопровода, для которого заказан прокат, важно для всех сопредельных государств, мы обратились в Таможенный комитет Х с просьбой ускорить процесс рассмотрения заявки. Таможенный комитет обещал приложить к этому усилия, однако не смог дать каких-либо гарантий. |
| Не "отмазываемся". Предлагаем выход |
Мы также постарались найти альтернативное решение проблемы и выяснили, что прокат может быть доставлен к Вам морем в обход территории Х. Сроки доставки при этом возрастут незначительно, и если произвести отгрузку на этой неделе, Вы получите заказ в срок. Однако, поскольку морские перевозки дороже сухопутных, стоимость доставки проката при этом увеличится на 35%. Таким образом, в сложившейся ситуации мы можем:
|
| Хотим продолжения отношений | Со своей стороны мы приложим все усилия для немедленной отправки проката по выбранной Вами схеме. |
| Исправляемся, надеемся на лучшее | Чтобы исключить подобные задержки в будущем, мы предлагаем Вам совместно оформить многократное разрешение на транспортировку проката через территорию Х.Это позволит нам всегда гарантировать Вам минимальные сроки поставок. |